GroenWest / Cazas Wonen ‘Van onze ketenpartners verwachten we toekomstvisie'
GroenWest / Cazas Wonen
‘Van onze ketenpartners verwachten we toekomstvisie op de complexen’
De grootste winst van RGS? “De voorspelbaarheid, transparantie en betrouwbaarheid van het onderhoud- en verbeterproces”, zegt Egbert Kunst, Strategisch adviseur techniek van Cazas Wonen (voorheen GroenWest). Vanaf begin 2015 is de 1e stap implementatie RGS genomen, waarna GroenWest in 2020 officieel is gestart met de next step van ketensamenwerking die het hele gebied van het vastgoedonderhoud bestrijkt.
De RGS-aanpak bestaat uit het samenbrengen van zes strategische ketenpartners (Coen Hagedoorn, Rutges, Talen Vastgoedonderhoud, Weijman, Smits Vastgoedzorg en Hemubo) die samenwerken in ketenallianties, elk verantwoordelijk voor twee bouwstromen. Een van die twee ‘stromen’ richt zich op groot onderhoud en verduurzaming. Het groot onderhoud wordt drie jaar vooruit gepland. Dat levert voor zowel Cazas Wonen als de ketenpartners continuïteit en rust op. De ketenpartners weten welke projecten op stapel staan en welke werkzaamheden wanneer moeten worden uitgevoerd. Dat heeft een positief effect op de werksfeer en motivatie van de medewerkers. Daarnaast weten de huurders ook precies wat er wanneer op stapel staat.
Scoren op KPI’s
De directies komen twee keer per jaar bij elkaar om op strategisch niveau de KPI’s te bespreken. Hoe kijkt Kunst naar de opgestelde KPI’s? “Bij de KPI’s gaat het vooral om de combinatie. De eerste verdienste is als het cyclische onderhoud van complexen kan worden uitgesteld. Interessant, want een jaar uitstel levert 16% besparing op de MJOB op. Als de maatregelen daarnaast de klanttevredenheid verhogen en het onderhoud beperken, is dat ook winst. Het duurt uiteraard een aantal jaren voordat we een stijgende lijn zien.”
KPI financieel MJOB
GroenWest heeft enkele jaren geleden de MJOB “vastgezet” om ingrepen en varianten te kunnen analyseren en te monitoren. De kosten per woning per jaar worden berekend over 25 jaar met als leidraad dat de MJOB steeds lager wordt. Daarbij is rekening gehouden met alle verwachte onderhoudsingrepen, terwijl verbeteringen, zoals een nieuwe warmtepomp, er uit zijn gefilterd. Door de partners ontwikkelde variantenstudies per complex worden langs de normale MJOB lat gelegd, zodat duidelijk wordt hoe de varianten scoren. De MJOB meetlat bevat ook de begrote kosten voor reparatie-, mutatie- en contractonderhoud.
Hogere belang
Kunst: “De ketenpartners sporen we aan om in overleg met bijvoorbeeld de contractpartners zoals dagelijks onderhoud, installatie en dak ook die maatregelen zoveel mogelijk te stroomlijnen. Soms wordt er besloten om de aanpak van een bouwdeel uit te stellen of geen zaken te vervangen omdat er bijvoorbeeld twee jaar later toch een groot onderhoudsbeurt gepland staat. De partners worden zo gestimuleerd om mee te denken over de toekomstige kwaliteit en het ‘hogere belang’ te zien. Dat betekent de gehele TCO naar 2050 CO2 neutraal en dan ook betaalbaar voor de bewoner en voor Cazas. We gaan voor niet minder dan een gezonde, comfortabele, veilige woning. Dat denken vergt wel van de bedrijven een cultuuromslag en ook dat vraagt weer tijd.”
Variantenstudies
De concrete planning voor de complexen wordt drie tot vier jaar van te voren gemaakt. Het strategisch voorraadbeleid van Cazas Wonen is leidend: “Wat willen we met het complex? Grofweg zeggen we als het complex toegevoegde waarde heeft voor de portefeuille, dan kan het veertig jaar mee. Als de toegevoegde waarde niet zo groot of twijfelachtig is, wordt er gekozen voor instandhouding met een minimale benodigde kwaliteit en kijken we samen met de ketenpartner naar een goed heroverwegingsmoment. Aan de ketenpartners vragen we aan te geven wat er de komende periode echt moet gebeuren, zodat het complex in 2050 voldoet aan de eis van CO2 neutraal. Alle varianten worden doorgerekend over 40 jaar om het vergelijkbaar te maken en je niet arm of rijk te rekenen. Dus ook de instandhouding wordt doorgerekend met alle kosten die noodzakelijk zijn.”
Kaarten voor de borst
Hoewel openheid en transparantie belangrijke voorwaarden voor succes zijn, is de praktijk soms weerbarstig. Als Cazas Wonen bijvoorbeeld naar een oplossing of een product vraagt voor een bepaald probleem, noemen verschillende bedrijven verschillende oplossingen. Maar welk product is nu beter voor een bepaald probleem? “Het blijkt in de praktijk soms toch lastig om echt volledige openheid te creëren tussen de partners. Men wil het wel, maar toch worden de kaarten nog voor de borst gehouden, omdat dat nu eenmaal in de cultuur zit ingebakken.”
Bewijzen
Toch zullen alle kennis van de marktpartijen en alle producten van de leveranciers bij elkaar moeten komen. “Pas dan kunnen voor de juiste complexen de juiste maatregelen worden genomen en de juiste producten worden toegepast. Dit heeft tijd nodig. Niet alleen om de producten te ontwikkelen, ze zullen zich eerst ook nog in de praktijk moeten bewijzen. Delen is het nieuwe hebben, zoals een van de bedrijven het verwoordt”, zegt Kunst.
Just in time
Op het gebied van verduurzaming zullen er veel meer ‘Just in Time’ maatregelen worden genomen bij andere onderhoudsmomenten. “De opgave is om ‘Just in Time’ maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn om de woningen in 2050 CO2 neutraal te krijgen. Dat betekent dat de focus komt te liggen op de aanpak van bouwdelen: hoe krijgen we het dak naar 2050, idem voor de kozijnen, de gevel, de installatie. En dat zonder faalkosten in de toekomst. Dit is ook het uitgangspunt van de Utrechtse variantenstudie in 1 dag, waarbij we verdere aansluiting hebben gezocht.”
Kweekvijver
Kwetsbaar is het personeelsverloop. Cazas Wonen ziet zichzelf als een van de koplopers op dit gebied waardoor ze een kweekvijver is voor medewerkers die met deze samenwerkingsvorm uit de voeten kunnen. “Wanneer medewerkers vertrekken naar elders moeten we soms weer vanaf nul beginnen. Er zijn weinig mensen in de vastgoedwereld die integraal vastgoed onderhoud echt in de vingers hebben en de processen aan elkaar kunnen vastknopen. Dat werkt alleen in nauwe samenwerking met ketenpartners en dan ook nog in andere disciplines. Bij de uitvoerende partners gebeurt hetzelfde. Nieuwe mensen kijken toch vaak met hun eigen traditionele bril naar de onderhoudswereld. Deze samenwerkingsvorm vergt een veel hoger abstractieniveau. De nieuwkomers moeten intern worden opgeleid en ook bij de bedrijven ben je daar wel even zoet mee.”